Logiciel GMAO : Définition et ses fonctionnalités clés

Quelques fonctionnalités de la GMAO :

• Gérer la maintenance : Planification des préventifs, gestion des correctifs, demandes d'intervention (DI), bons de travaux (BT).
• Gestion des stocks : Achat, visualisation des taux de rotation, réapprovisionnement.
• Indicateurs de performance : MTBF, MTTR, Pareto, taux de préventif.
• Gestion du personnel : Planning, congés, compétences, plan de charge.
• Gestion des actifs : Localisation, documentation, état.

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Introduction

La gestion de maintenance, c’est ce qui permet d'assurer le bon fonctionnement de tous les équipements de votre entreprise.

Aujourd’hui, un équipement qui tombe en panne en pleine production ou qui présente un dysfonctionnement, c’est synonyme de perte de bénéfice. Cela peut se solder par des retards de production, des produits défectueux, des coûts supplémentaires, etc..

Seule solution pour éviter ces catastrophes ?

Améliorer la gestion de maintenance. Chaque entretien doit être effectué à temps et chaque panne anticipée. Techniquement, c’est tout à fait faisable. Mais seulement si vous êtes prêt à y investir d’importantes ressources et d’efforts.

Sauf si vous utilisez une solution GMAO comme celle d’HelloHouston. 

Il s’agit ici d’un logiciel de suivi et de planification de la maintenance.

• Qu’est-ce que c’est ? 
• Comment ça marche ? 
• Comment est-ce que cette nouvelle technologie peut améliorer la gestion de maintenance ?

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Faisons le tour.

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1- Qu’est-ce qu’une GMAO ?

Pour faire simple, la GMAO est un logiciel (progiciel) qui va vous permettre de piloter votre maintenance efficacement afin d’augmenter la fiabilité et la productivité de vos équipements. 

Elle a été créée dans les années 1980 pour remplir deux principaux objectifs :

Administrer et automatiser les diverses opérations de maintenance. 

Comment ? 

Grâce à ses fonctionnalités qui permettent de dresser une liste de chaque équipement à entretenir ou encore de leurs besoins en maintenance on peut réduire les coûts liés aux arrêts non-planifiés ou à des réparations de dernière minute. 

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Quelle est son importance pour une entreprise ?

La gestion de la maintenance est avant tout un travail d’anticipation.

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises le font sur Excel.

Mais prévoir les diverses opérations liées aux entretiens dans les moindres détails avec une feuille de calcul, c’est à la fois chronophage et complexe.

• Quelle équipe va se charger des réparations sur une période donnée ?
•  Les pièces de rechange pour l’entretien d’une machine en particulier ? Sont-elles disponibles en stock ? 
• Quand est-ce que tel ou tel équipement doit faire l’objet d’un nettoyage ?

Ça fait beaucoup de détails à régler et à contrôler. Or, sur une simple feuille d’Excel, les risques d’erreurs sont élevés (les pannes et dysfonctionnements sont difficiles à éviter).

L’atout principal de la GMAO : aider à prévoir tous les besoins en entretien de façon automatique. Ce qui inclut tout ce qui touche de près ou de loin à la maintenance (personnel, stock, nettoyage, réparations, etc…).

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Quels sont les secteurs concernés par la GMAO ?

Du moment où vous avez des activités de maintenances quotidiennes la GMAO est un outil adapté pour vous et qui vous fera gagner du temps.

Elle est adapté pour tous les secteurs que ce soit l'industrie que :

·      L’immobilier

·      Le transport 

·      Le domaine médical

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2- Les fonctionnalités clés d'une GMAO

Avant même ses fonctionnalités, une bonne GMAO se reconnaît par son interface conviviale et simple qui va augmenter naturellement l’efficacité de vos équipes.

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A. La GMAO pour planifier la maintenance préventive

Une maintenance préventive regroupe toutes les interventions qui aident à garder les machines en bon état de marche en réalisant l'entretien avant que celle-ci ne tombe en panne. L'inverse du curatif.

 Elle sert deux objectifs : 

1. Prolonger la durée de vie des équipements et leur fiabilité
   
2. Optimiser la productivité.

Pour planifier et programmer ces opérations, la GMAO vous donne la possibilité de :

1.   Déterminer le périmètre 

2.  Choisir le type de maintenance (systématique, conditionnelle…)

3.  Choisir la fréquence des maintenances

4.  Choisir qui va effectuer la maintenance

Une fois tous ces détails réglés, l’outil vous aide à planifier, à exécuter et à superviser toutes les interventions.

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B. La GMAO pour suivre les interventions 

La gestion des interventions, c’est organiser et coordonner les opérations de maintenance pour répondre à des demandes d’interventions.

L’idée ici est de se concentrer sur la valeur ajoutée. 

Pour donner un exemple, avec HelloHouston vous pourrez  : 

• Gérer les ressources humaines : l’outil permet d’avoir une vue d’ensemble sur les ressources internes et externes ainsi que les délais d’intervention. Cela permet de planifier efficacement les opérations de maintenance nécessaires dans les délais prévus.

• Réduire les délais d’intervention : l’outil offre une interface simple à utiliser avec des informations centralisées. Les techniciens ont accès aux guides de dépannage et de l’historique de l’équipement (sur un PC ou un Smartphone)

• Centraliser les demandes d’intervention : Tout est au même endroit ce qui va augmenter la productivité des équipes. 

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C. La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur pour suivre les équipements

Sur une solution GMAO, vous pouvez consulter l’inventaire des équipements (liste, numéro de modèle, numéro de série, emplacement, etc…).

Elle met aussi à disposition des manuels d’utilisation, des procédures de maintenance, des données de performances, etc...

On peut également y retrouver l’historique des interventions.

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D. La GMAO pour gérer ses achats et ses stocks de pièces de rechange

Ce logiciel offre aussi la possibilité de gérer des achats via les DA (demande d’achat) et stocks de pièces de rechange.

C'est une fonction indispensable pour éviter l’épuisement du stock et le surstockage, ce qui va aider à réduire les coûts.  

Comment HelloHouston peut vous aider à gérer les achats ? 

En ayant accès à la traçabilité in/out de chaque article. Ce qui signifie que le mouvement de chaque article est suivi de près (dès sa commande, en passant par sa livraison jusqu’à son utilisation).

Mais ce n’est pas tout, les demandes d’achats sont simples à soumettre et ça c’est un vrai gain de temps quand on sait à quel point c’est chronophage.

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E. Rapports et analyses

Une GMAO fonctionnelle s'accompagne d'un tableau de bord intuitif, qui offre une visualisation en temps réel de l'état du parc machine. C'est essentiel pour la prise de décision rapide, factuelle et efficace. 

Ces derniers se concentrent essentiellement sur les indicateurs de performance (KPI de Maintenance)

Parmi les métriques les plus courantes, on retrouve :

1. MTBF : temps moyen entre les pannes,
2. MTTR : temps moyen jusqu’à la remise en route, la réparation, la résolution ou la réponse,
3. MTTF : temps moyen de bon fonctionnement,
4. Taux de préventif : taux de l’efficacité de la stratégie de maintenance préventive,
5. Nombre d’interventions à planifier 
6. Nombre d’interventions démarrées ou traitées
7. Nombre d’interventions en retard
8. Budget utilisé vs planifié 

Ces indicateurs de maintenance, ou KPI, permettent de déterminer à quelle fréquence les incidents se produisent et aident à définir avec quelle rapidité les équipes interviennent. 

C’est grâce à ces reporting qu’il est possible de prendre des décisions rapides afin de rendre les opérations plus efficaces.

Alors un tableau de bord clair est indispensable. 

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F. Gestion des équipes et tâches

Sur un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, le responsable a accès à plusieurs informations clés.

• Une vision d’ensemble des équipes (internes et externes) : les données incluent les compétences, leur disponibilité, les habilitations, les ressources externes avec contact…
  
  
• Planification des bons d’intervention : les informations sur les interventions sont faciles à consulter et à créer.

Ces informations permettent une résolution de problèmes efficace grâce à des informations détaillées et précises fournies par le système de ticketing que l’on propose. 

Pour faire simple, le responsable peut suivre en temps réel la performance de chaque technicien. Il a également la possibilité de vérifier en temps réel l’état des opérations de maintenance.

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G. Intégration avec l’ERP

données et faciliter le partage d’informations. C’est même essentiel.  Une fois connectés, ces deux logiciels forment une sorte de dataHub.

Nous voulons absolument que tout soit connecté. Alors, lorsque vous déployer HelloHouston vous n’avez pas à tout reconfigurer.

L’interfaçage entre le logiciel et votre ERP permet d’avoir tout à porté de main, en un clin d’oeil (stocks, demande d’achat, RH, compta..)

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3- Les avantages d’utiliser une solution GMAO 

On a parlé des fonctionnaliés mais en quoi c’est intéressant pour votre usine ? 

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La GMAO pour réduire les coûts de maintenance

• Réduction des maintenances correctives 
• Optimisation des stocks 
• Achats groupés

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La GMAO pour augmenter la durée de vie et la fiabilité des équipements

Chaque machine bénéficie d’un suivi rigoureux.

Les interventions sur les équipements sont bien ciblées, ce qui augmente leur durée de vie. Mais ce n’est pas tout, les risques de dysfonctionnements peuvent être facilement évités.

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La GMAO pour améliorer l’efficacité opérationnelle

L’exploitation des ressources est effectuée de façon efficace.

Rien n’est laissé au hasard, tout est optimisé : délais d’intervention, stock, ressources humaines, coût des interventions, fiabilité des équipements, etc.

Les techniciens se concentrent sur la valeur ajoutée et non plus sur le remplissage de tableaux Excel. Les rapports peuvent être complétés directement lors de l'intervention.

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4- Comment choisir le bon logiciel GMAO ?

Choisir le logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) qui nous correspond n'est pas évident. Il faut sélectionner un outil qui répond non seulement à vos besoins actuels, mais qui est également évolutif pour s’adapter aux changements futurs de votre entreprise. 

• Les PME privilégieront une GMAO simple et flexible.
• Les grandes entreprises, en revanche, nécessitent une solution plus robuste et complète pour répondre à leurs besoins.

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A. Les fonctionnalités

Le logiciel doit s’adapter au type d’équipements ou d’engins du secteur de votre entreprise.

Avant de choisir, faites un comparatif des solutions de GMAO existantes. Vérifiez également les options de personnalisation.

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B. La facilité d’utilisation

Tout votre personnel n’est pas forcément familier aux nouvelles technologies. 

Raison pour laquelle une interface simple et intuitive est indispensable pour faciliter son intégration. 

Elle doit être facile à utiliser et à comprendre pour la majorité de vos équipes.

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C. Le support client

De base, un logiciel GMAO est conçu pour faciliter le travail du responsable en maintenance. Mais si l’outil rencontre un problème, l’éditeur doit effectuer une intervention rapide.

 Ce qui permet de limiter d’éventuelles interruptions. Raison pour laquelle vous devez choisir une entreprise sérieuse et fiable avec un support client réactif.

Assurez-vous de :

• La disponibilité du support.
• Les canaux de support proposés (téléphone, email, chat en direct).

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D. La connectivité

Assurez-vous que le logiciel peut être connecté avec les outils que vous utilisez.

Pour cela, vérifiez l’existence de connecteurs natifs. C’est grâce à ces extensions que vous pourrez l'associer avec d’autres outils. 

Avec HelloHouston, vous pouvez connecter le logiciel avec l’ERP ou l’IoT.

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5- Comment déployer une GMAO

Si la GMAO permet de simplifier et d’optimiser la gestion de maintenance, c’est son implémentation qui pose souvent problème. Sans une bonne méthodologie, la mise en œuvre de cet outil peut se solder par un échec.

Pour garantir la réussite de ce projet voici des points que vous devez prendre en considération.

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A.  Évaluer les besoins et les objectifs en matière de gestion

Vous devez tenir compte de plusieurs paramètres tels que : les besoins en matière de gestion, les objectifs à atteindre, les points faibles, l’adaptation de la GMAO aux besoins spécifiques de votre secteur d’activité...

Quels sont mes besoins ?

Pourquoi nous voulons déployer une GMAO ?

Sous combien de temps je veux la déployer ?

Qui sera le porteur de projet ?

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B.  La mise en œuvre

L’intégration inclut : la migration et l’intégration des données. Les données doivent être extraites dans des formats compatibles à la solution GMAO de votre choix.

Ces datas doivent ensuite être examinées pour être normalisées (valider la véracité ou l’intégrité des informations, suppression des doublons, corrections des erreurs, etc.).

Elles sont ensuite importées. La GMAO peut ensuite être associée à d’autres outils.

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C.  Configuration et personnalisation

Cette étape est essentielle pour assurer la réussite de l’implémentation. Elle implique de

• Définir les plannings de maintenance : pour établir les déclencheurs d’ordres de travail.

• D'établir des modèles d’ordres de travail : qui incluent les données sur les équipements ou engins, les opérations à effectuer, etc.

• Paramétrer les suivis : les équipements concernés, leurs emplacements, leur criticité, les données en maintenance…

• Les niveaux d’accès : les contrôles d’accès basés sur les rôles permettent aux agents d’accéder uniquement à des informations dont ils ont besoin pour réaliser leur travail.

• La personnalisation prend également en compte d’autres détails tels que les normes spécifiques au secteur ou à l’industrie, et bien d’autres encore.

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D.    La formation et la gestion du changement

Pour réussir l’intégration de ce nouvel outil, les utilisateurs doivent bénéficier d’une formation adéquate.

Ceci concerne tout aussi bien les responsables, les administrateurs, les techniciens que les superviseurs.

La formation doit inclure :

• le fonctionnement de l’outil,
• la manière de l’utiliser,
• les méthodes pour l’exploiter à son plein potentiel.

Pour aider les concernés à adopter le changement avec facilité, vous devez les aider à comprendre comment cet outil pourra faciliter leur travail.

En cas de réticence, rassurez les équipes et impliquez-les dans le processus décisionnel.

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Conclusion

En clair, la GMAO :

• Permet une meilleure anticipation des besoins en entretien
• Réduit les risques de pannes et de dysfonctionnements
• Améliore l’efficacité opérationnelle
• Minimise les coûts

Votre entreprise a besoin de cette technologie ? HelloHouston offre une solution GMAO complète et intuitive.

Nous vous invitons à découvrir comment notre logiciel peut révolutionner votre gestion de maintenance.

Essayez HelloHouston dès aujourd'hui et voyez la différence par vous-même.

Pour une démonstration ou en savoir plus, contactez-nous et prenez en main le contrôle de votre maintenance.

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FAQ - On répond aux questions les plus fréquentes sur la GMAO

Vous vous posez des questions sur la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, communément appelée GMAO ? 

Vous n'êtes pas seul(e). Voici des réponses succinctes à des interrogations fréquemment soulevées par les professionnels intéressés par cette technologie :

Qu'est-ce que la GMAO ?

La GMAO ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est un système informatique destiné à optimiser la stratégie de maintenance d'une entreprise. Elle permet de planifier, suivre et analyser toutes les activités liées à la maintenance des équipements et infrastructures. En intégrant des données précieuses, telles que les manuels d'utilisation, les historiques d'interventions ou les niveaux de stocks, elle devient une ressource incontournable pour garantir l'efficience et la sécurité des opérations de maintenance.

Quels sont les avantages de la GMAO ?  

Les avantages d’une GMAO sont nombreuses : amélioration de la productivité par la réduction des temps d'arrêt, gestion des stocks optimisée, suivi rigoureux des coûts de maintenance, prolongation de la durée de vie des équipements grâce à une maintenance préventive efficace, et, enfin, une meilleure conformité aux normes de sécurité et réglementations.

Comment choisir son logiciel de GMAO ?  

Choisir un logiciel de GMAO adapté requiert de prendre en compte plusieurs critères : facilité d'utilisation, capacité de personnalisation en fonction des besoins spécifiques de chaque structure, possibilité d'intégrer des données existantes sans difficulté, coût total de la solution (achat ou abonnement, formation, maintenance), et qualité du support client proposé par le fournisseur.

Comment dit-on GMAO en anglais ?

Computerized Maintenance Management System

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