CMMS-software: definitie en belangrijkste functies

Sommige CMMS-functies :

• Onderhoud beheren: planning van preventief onderhoud, beheer van correctief onderhoud, serviceverzoeken (SR), werkorders (WO).
• Voorraadbeheer: inkoop, weergave van rotatiegraden, aanvulling.
• Prestatie-indicatoren: MTBF, MTTR, Pareto, preventief percentage.
• Personeelsbeheer: planning, verlof, vaardigheden, werkdruk.
• Beheer van bedrijfsmiddelen: Locatie, documentatie, conditie.

‍

Inleiding

Onderhoudsbeheer zorgt ervoor dat alle apparatuur in je bedrijf soepel blijft draaien.

Vandaag de dag staat apparatuur die midden in de productie kapot gaat of slecht functioneert gelijk aan winstderving. Dit kan leiden tot productievertragingen, defecte producten, extra kosten, enz.

De enige manier om deze rampen te voorkomen?

Het onderhoudsbeheer verbeteren. Al het onderhoud moet op tijd worden uitgevoerd en alle storingen moeten worden voorzien. Technisch gezien is dit perfect haalbaar. Maar alleen als je bereid bent om aanzienlijke middelen en inspanningen te investeren.

Tenzij je een CMMS-oplossing gebruikt zoals HelloHouston. 

Dit is software voor onderhoudsmonitoring en -planning.

• Wat is het? 
• Hoe werkt het? 
• Hoe kan deze nieuwe technologie het onderhoudsbeheer verbeteren?

‍

Laten we eens rondkijken.

‍

1- Wat is een CMMS?

Eenvoudig gezegd is CMMS een softwarepakket waarmee je je onderhoud effectief kunt beheren en de betrouwbaarheid en productiviteit van je apparatuur kunt verhogen. 

Het werd in de jaren 1980 opgericht om twee belangrijke doelstellingen te verwezenlijken:

Beheer en automatiseer de verschillende onderhoudswerkzaamheden. 

Hoe doen we dat? 

Dankzij de functies waarmee je een lijst kunt opstellen van alle apparatuur die moet worden onderhouden of hun onderhoudsvereisten, kun je de kosten verlagen die gepaard gaan met ongeplande stilstand of reparaties op het laatste moment. 

‍

‍

‍

Hoe belangrijk is het voor een bedrijf?

Onderhoudsmanagement is vooral een kwestie van anticiperen.

Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven Excel om dit te doen.

Maar de verschillende onderhoudswerkzaamheden tot in het kleinste detail plannen met een spreadsheet is tijdrovend en complex.

• Welk team is verantwoordelijk voor de reparaties in een bepaalde periode?
•  Reserveonderdelen voor het onderhoud van een bepaalde machine? Zijn ze op voorraad? 
• Wanneer moet een bepaald apparaat worden gereinigd?

Dat zijn veel details om uit te zoeken en te controleren. En op een eenvoudig Excel-blad is de kans op fouten groot (storingen en defecten zijn moeilijk te vermijden).

Het belangrijkste voordeel van CMMS is dat het je helpt om al je onderhoudsbehoeften automatisch te plannen. Dit omvat alles wat direct of indirect te maken heeft met onderhoud (personeel, voorraad, schoonmaak, reparaties, enz.).

‍

Welke sectoren zijn betrokken bij CMMS?

Zolang je dagelijkse onderhoudsactiviteiten hebt, is CMMS het juiste hulpmiddel voor jou en zal het je tijd besparen.

Het is geschikt voor alle sectoren, zowel industrieel als commercieel:

- Onroerend goed

- Vervoer 

- Het medische veld

‍

2- Belangrijkste kenmerken van een CMMS

Een goed CMMS kan, nog voor de functionaliteit, worden herkend aan de gebruiksvriendelijke, eenvoudige interface, die de efficiëntie van uw teams op natuurlijke wijze zal verhogen.

‍

A. CMMS voor het plannen van preventief onderhoud

Preventief onderhoud omvat alle handelingen die helpen om machines in goede staat te houden door onderhoud uit te voeren voordat ze defect raken. Het tegenovergestelde van curatief onderhoud.

 Het dient twee doelen: 

1. De levensduur en betrouwbaarheid van apparatuur verlengen
   
2. Productiviteit optimaliseren.

Om deze werkzaamheden te plannen en in te plannen, kunt u met het CMMS :

1. Bepaal de omtrek 

2. Kies het type onderhoud (systematisch, voorwaardelijk, etc.)

3. Kies de onderhoudsfrequentie

4. Kiezen wie het onderhoud uitvoert

Zodra al deze details zijn uitgewerkt, helpt de tool je om al het werk te plannen, uit te voeren en te controleren.

‍

B. CMMS voor het bijhouden van werk 

Interventiebeheer betekent het organiseren en coördineren van onderhoudswerkzaamheden als reactie op interventieaanvragen.

Het idee hier is om te focussen op toegevoegde waarde. 

Met HelloHouston kun je bijvoorbeeld : 

• Personeel beheren : de tool geeft een overzicht van interne en externe resources en van de responstijden. Dit maakt het mogelijk om de vereiste onderhoudswerkzaamheden efficiënt te plannen binnen de geplande termijnen.

• Reactietijden verkorten: de tool biedt een gebruiksvriendelijke interface met gecentraliseerde informatie. Technici hebben toegang tot handleidingen voor probleemoplossing en de apparatuurgeschiedenis (op een pc of smartphone).

• Centraliseer serviceverzoeken: alles staat op één plek, waardoor de productiviteit van het team toeneemt. 

‍

‍

C. Computerondersteund onderhoudsbeheer om apparatuur te controleren

In een CMMS-oplossing kun je de inventaris van apparatuur raadplegen (lijst, modelnummer, serienummer, locatie, enz.).

Het bevat ook gebruikershandleidingen, onderhoudsprocedures, prestatiegegevens, enz.

Je kunt ook de geschiedenis van interventies vinden.

‍

D. CMMS voor beheer van aankopen en voorraden van reserveonderdelen

De software biedt ook de mogelijkheid om aankopen te beheren via inkoopverzoeken en voorraden reserveonderdelen.

Dit is een essentiële functie om uitputting van de voorraad en overbevoorrading te voorkomen, wat zal helpen om de kosten te verlagen.  

Hoe kan HelloHouston je helpen je aankopen te beheren? 

Door toegang te hebben tot de in/out traceerbaarheid van elk artikel. Dit betekent dat de beweging van elk artikel nauwgezet wordt gevolgd (vanaf het moment dat het wordt besteld, via de levering tot het gebruik).

Maar dat is nog niet alles: aankoopaanvragen zijn eenvoudig in te dienen, en dat is een echte tijdsbesparing als je bedenkt hoe tijdrovend het kan zijn.

‍

E. Rapporten en analyses

Een functioneel CMMS heeft een intuïtief dashboard dat een realtime overzicht geeft van de status van het machinepark. Dit is essentieel voor snelle, feitelijke en effectieve besluitvorming. 

Deze richten zich voornamelijk op prestatie-indicatoren (KPI's voor onderhoud)

De meest voorkomende statistieken zijn :

1. MTBF: Mean Time Between Failures (gemiddelde tijd tussen defecten),
2. MTTR: Mean Time to Restart, Repair, Resolution of Response,
3. MTTF: Mean Time Between Failure (gemiddelde tijd tussen defecten),
4. Preventief onderhoudspercentage: mate van effectiviteit van de preventieve onderhoudsstrategie,
5. Aantal te plannen operaties 
6. Aantal gestarte of behandelde operaties
7. Aantal late interventies
8. Gebruikt budget vs. gepland budget 

Deze onderhoudsindicatoren, of KPI's, maken het mogelijk om te bepalen hoe vaak incidenten voorkomen en helpen om te bepalen hoe snel de teams ingrijpen. 

Dankzij deze rapportage kunnen er snel beslissingen worden genomen om de activiteiten efficiënter te maken.

Een duidelijk dashboard is dus essentieel. 

‍

‍

F. Team- en taakbeheer

In software voor computerondersteund onderhoudsbeheer heeft de manager toegang tot een aantal belangrijke gegevens.

• Een overzicht van alle teams (intern en extern): de gegevens omvatten vaardigheden, hun beschikbaarheid, autorisaties, externe bronnen met contactgegevens, enz.
  
  
• Planning van werkorders: werkorderinformatie is eenvoudig te raadplegen en te maken.

Deze informatie maakt effectieve probleemoplossing mogelijk dankzij de gedetailleerde en nauwkeurige informatie die het door ons aangeboden ticketingsysteem levert. 

Eenvoudig gezegd kan de manager de prestaties van elke technicus in realtime volgen. Hij kan ook de status van onderhoudswerkzaamheden in realtime controleren.

‍

G. ERP-integratie

en het makkelijker maken om informatie te delen. Het is zelfs essentieel. Eenmaal verbonden vormen deze twee softwarepakketten een soort dataknooppunt.

We willen absoluut dat alles met elkaar verbonden is. Dus als je HelloHouston implementeert, hoef je niet alles opnieuw te configureren.

Dankzij de interface tussen de software en je ERP heb je alles binnen handbereik (voorraden, aankoopaanvragen, HR, boekhouding, enz.).

‍

‍

‍

‍

3- De voordelen van het gebruik van een CMMS-oplossing 

We hebben het gehad over functionaliteiten, maar wat levert het op voor je plant? 

‍

CMMS om onderhoudskosten te verlagen

• Minder correctief onderhoud 
• Voorraadoptimalisatie 
• Groepsaankopen

‍

CMMS om de levensduur en betrouwbaarheid van apparatuur te verhogen

Elke machine wordtstreng gecontroleerd.

Interventies aan apparatuur zijn doelgericht, waardoor de levensduur wordt verlengd. Maar dat is niet alles: de risico's van storingen kunnen eenvoudig worden vermeden.

‍

CMMS om operationele efficiëntie te verbeteren

Middelen worden efficiënt gebruikt.

Niets wordt aan het toeval overgelaten en alles wordt geoptimaliseerd: responstijden, voorraad, personeel, responskosten, betrouwbaarheid van apparatuur, enz.

Technici kunnen zich concentreren op het toevoegen van waarde in plaats van het invullen van Excel spreadsheets. Rapporten kunnen direct tijdens de interventie worden ingevuld.

‍

4- Hoe kies ik de juiste CMMS-software?

Het kiezen van de juiste CMMS-software (Computerised Maintenance Management System) is geen eenvoudige taak. Je moet een tool kiezen die niet alleen voldoet aan je huidige behoeften, maar die ook schaalbaar is zodat hij kan worden aangepast aan toekomstige veranderingen in je bedrijf. 

• KMO's geven de voorkeur aan een eenvoudig, flexibel CMMS.
• Grotere bedrijven daarentegen hebben een robuustere en uitgebreidere oplossing nodig om aan hun behoeften te voldoen.

‍

A. Functionaliteit

De software moet aangepast zijn aan het type apparatuur of machines in de sector van je bedrijf.

Vergelijk bestaande CMMS-oplossingen voordat je een keuze maakt. Bekijk ook de aanpassingsmogelijkheden.

‍

B. Gebruiksgemak

Niet al je medewerkers zijn vertrouwd met nieuwe technologieën. 

Daarom is een eenvoudige, intuïtieve interface essentieel om de integratie te vergemakkelijken. 

Het moet gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen zijn voor de meerderheid van je teams.

‍

C. Klantenondersteuning

CMMS-software is in principe ontworpen om het werk van de onderhoudsmanager te vergemakkelijken. Maar als de tool op een probleem stuit, moet de uitgever snel ingrijpen.

 Dit beperkt eventuele onderbrekingen. Daarom moet je een serieus, betrouwbaar bedrijf kiezen met een responsieve klantenservice.

Zorg ervoor dat je :

• Beschikbaarheid van ondersteuning.
• De aangeboden ondersteuningskanalen (telefoon, e-mail, live chat).

‍

D. Connectiviteit

Zorg ervoor dat de software kan worden aangesloten op het gereedschap dat je gebruikt.

Controleer hiervoor of er native connectors zijn. Met deze uitbreidingen kun je het koppelen met andere tools. 

Met HelloHouston kun je de software verbinden met ERP of IoT.

‍

5- Hoe een CMMS implementeren

Hoewel CMMS het onderhoudsbeheer kan vereenvoudigen en optimaliseren, is het de implementatie die vaak problemen oplevert. Zonder de juiste methodologie kan de implementatie van deze tool op een mislukking uitlopen.

Om het succes van je project te garanderen, zijn hier een paar punten waar je rekening mee moet houden.

‍

A. Behoeften en doelstellingen van het beheer beoordelen

U moet rekening houden met een aantal parameters zoals: beheerseisen, te bereiken doelstellingen, zwakke punten, aanpassing van het CMMS aan de specifieke behoeften van uw bedrijfstak, enz.

Wat heb ik nodig?

Waarom willen we een CMMS implementeren?

Hoe snel wil ik het implementeren?

Wie wordt de projectleider?

‍

B. Implementatie

Integratie omvat: gegevensmigratie en -integratie. De gegevens moeten worden geëxtraheerd in formaten die compatibel zijn met de CMMS-oplossing van je keuze.

Deze gegevens moeten vervolgens worden onderzocht op standaardisatie (valideren van de waarheidsgetrouwheid of integriteit van de informatie, verwijderen van duplicaten, corrigeren van fouten, enz.)

Vervolgens worden ze geïmporteerd. Het CMMS kan dan worden gekoppeld aan andere tools.

‍

C. Configuratie en aanpassing

Deze fase is essentieel voor het succes van de implementatie. Het gaat om

• Onderhoudsschema's definiëren: om triggers voor werkopdrachten vast te stellen.

• Modelwerkorders opstellen: inclusief gegevens over apparatuur of machines, uit te voeren bewerkingen, enz.

• Bewakingsparameters instellen: betrokken apparatuur, locatie, kriticiteit, onderhoudsgegevens, enz.

• Toegangsniveaus: rolgebaseerde toegangscontroles zorgen ervoor dat agenten alleen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.

• Maatwerk houdt ook rekening met andere details zoals sector- of branchespecifieke normen en nog veel meer.

‍

D. Training en veranderingsmanagement

Om deze nieuwe tool succesvol te integreren, moeten gebruikers de juiste training krijgen.

Dit geldt ook voor managers, administrateurs, technici en supervisors.

De training moet het volgende omvatten:

• hoe het gereedschap werkt,
• hoe te gebruiken,
• methoden om het volledige potentieel te benutten.

Om ze te helpen de verandering met gemak te accepteren, moet je ze laten begrijpen hoe deze tool hun werk gemakkelijker kan maken.

Als er sprake is van tegenzin, stel de teams dan gerust en betrek ze bij het besluitvormingsproces.

‍

Conclusie

Kortom, CMMS :

• Beter anticiperen op onderhoudsvereisten
• Vermindert het risico op storingen en defecten
• Verbetert de operationele efficiëntie
• Minimaliseert de kosten

Heeft jouw bedrijf deze technologie nodig? HelloHouston biedt een complete en intuïtieve CMMS-oplossing.

We nodigen u uit om te ontdekken hoe onze software een revolutie teweeg kan brengen in uw onderhoudsbeheer.

Probeer HelloHouston vandaag nog en ervaar zelf het verschil.

Neem voor een demonstratie of meer informatie contact met ons op en neem de controle over je onderhoud over.

‍

FAQ - Antwoorden op de meest gestelde vragen over CMMS

Ben je benieuwd naar computerondersteund onderhoudsbeheer, beter bekend als CMMS? 

Je bent niet de enige. Hier volgen enkele korte antwoorden op vragen die vaak gesteld worden door professionals die geïnteresseerd zijn in deze technologie:

Wat is CMMS?

CMMS, of Computerised Maintenance Management System, is een IT-systeem dat is ontworpen om de onderhoudsstrategie van een bedrijf te optimaliseren. Het wordt gebruikt om alle activiteiten met betrekking tot het onderhoud van apparatuur en infrastructuur te plannen, te controleren en te analyseren. Door waardevolle gegevens zoals gebruikershandleidingen, servicegeschiedenis en voorraadniveaus te integreren, wordt het een essentiële bron om de efficiëntie en veiligheid van onderhoudswerkzaamheden te garanderen.

Wat zijn de voordelen van CMMS?  

De voordelen van een CMMS zijn talrijk: verbeterde productiviteit door minder stilstand, geoptimaliseerd voorraadbeheer, nauwgezette bewaking van onderhoudskosten, langere levensduur van apparatuur dankzij effectief preventief onderhoud en, last but not least, betere naleving van veiligheidsnormen en -voorschriften.

Hoe kies je CMMS-software?  

Bij het kiezen van de juiste CMMS-software moet rekening worden gehouden met een aantal criteria: gebruiksgemak, de mogelijkheid om de software aan te passen aan de specifieke behoeften van elke organisatie, de mogelijkheid om bestaande gegevens probleemloos te integreren, de totale kosten van de oplossing (aankoop of abonnement, training, onderhoud) en de kwaliteit van de klantenondersteuning die de leverancier biedt.

Hoe zeg je CMMS in het Engels?

Geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem

‍